PRIVACYREGLEMENT
 
1. Begripsbepalingen
Binnen de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) wordt een aantal begrippen gehanteerd. In onderstaande lijst staat een uitleg van de begrippen. 
 
1.1 Persoonsgegevens
Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde natuurlijke persoon.
 
1.2 Zorggegevens
Persoonsgegevens die direct of indirect betrekking hebben op de lichamelijke of de geestelijke gesteldheid van betrokkenen, verzameld door een beroepsbeoefenaar in het kader van zijn beroepsuitoefening.
 
1.3 Verwerking van persoonsgegevens
Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.
 
1.4 Bestand
Elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd is of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen.
 
1.5 Verantwoordelijke
De natuurlijke persoon, rechtspersoon of ieder ander die of het bestuursorgaan dat, alleen of tezamen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
 
1.6 Bewerker
Degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen.
 
1.7 Betrokkene
Degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft of zijn vertegenwoordiger.
 
1.8 Derde
Ieder, niet zijnde de betrokkene, de verantwoordelijke, de bewerker, of enig persoon die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of de bewerker gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken.
 
1.9 Ontvanger
Degene aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt.
 
1.10 Toestemming van de betrokkene
Elke vrije, specifieke, en op informatie berustende wilsuiting, waarmee de betrokkene aanvaardt dat hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt.

1.11 Vertegenwoordiger
De ouder(s) die het ouderlijk gezag uitoefenen, dan wel de voogd van de betrokkene.
 
1.12 College Bescherming Persoonsgegevens (CBP)
Het College dat tot taak heeft toe te zien op de verwerking van persoonsgegevens.
 
1.13 Beheerder van persoonsgegevensverwerking
Degene die de dagelijkse zorg heeft voor de persoonsgegevensverwerking.
 
2. Reikwijdte
Dit reglement is van toepassing op het geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde
verwerking van de persoonsgegevens, alsmede de niet geautomatiseerde verwerking
van persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om
daarin te worden opgenomen.
 
3. Doel
 
3.1 Het doel van dit reglement is een praktische uitwerking te geven van de bepalingen van de Wet Bescherming Persoonsgegevens, verder te noemen Wbp.
 
3.2 Dit reglement is van toepassing binnen alle vestigingen van Lionarons GGZ, waarvan de hoofdvestiging is te Heerlen.
 
4. Vertegenwoordiging
 
4.1 Indien de betrokkene jonger is dan twaalf jaar, treden de ouders, die het ouderlijk gezag uitoefenen, dan wel de voogd in plaats van de betrokkene.
 
4.2 Hetzelfde geldt voor de betrokkene die de leeftijd van twaalf tot achttien heeft en niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belang terzake.
 
4.3 Indien de betrokkene in de leeftijdscategorie van twaalf tot zestien valt en in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen, treden naast de betrokkene zelf diens ouders of voogd op.
 
4.4 Een betrokkene van zestien jaar en ouder die in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen is geheel handelingsbekwaam en hoeft zich niet te laten vertegenwoordigen.
 
4.5 Indien de betrokkene ouder is dan achttien jaar en niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen terzake, treedt involgorde als hier weergegeven, als vertegenwoordiger voor hem op:

- indien de betrokkene onder curatele staat of ten behoeve van hem het
mentorschap is ingesteld: de curator of mentor;
- indien de betrokkene deze schriftelijk heeft gemachtigd: de persoonlijk
gemachtigde;
- indien de persoonlijk gemachtigde ontbreekt of niet optreedt: de echtgenoot of
andere levensgezel van de betrokkene
- indien deze persoon dat niet wenst of ontbreekt: een kind, broer of zus van de
betrokkene.
 
4.6 De persoon, die in de plaats treedt van de betrokkene, betracht de zorg van een goed vertegenwoordiger. Hij is gehouden de betrokkene zoveel mogelijk bij de vervulling van zijn taken te betrekken.
 
5. Voorwaarden voor rechtmatige verwerking
 
5.1 Persoonsgegevens worden in overeenstemming met dit reglement op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.
 
5.2 Persoonsgegevens worden niet verder verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.
 
5.3 Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover zij, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn.
 
5.4 De verantwoordelijke draagt er zorg voor dat er passende technische en organisatorische maatregelen worden uitgevoerd ter beveiliging tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking.
 
6. Verwerking van persoonsgegevens
 
Persoonsgegevens mogen slechts worden verwerkt indien aan één van
onderstaande voorwaarden is voldaan:
- de betrokkene voor de verwerking zijn ondubbelzinnige toestemming heeft verleend;
- dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of voor handelingen die op verzoek van de betrokkene worden verricht en die noodzakelijk zijn voor het sluiten van een overeenkomst;
- dit noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen;
- dit noodzakelijk is ter bestrijding van ernstig gevaar voor de gezondheid van betrokkene;
- dit noodzakelijk is met het oog op belang van de verantwoordelijke of van een derde én het belang van degene van wie de gegevens worden verwerkt niet prevaleert.
 
7. Voorwaarden voor verwerking van zorggegevens (bijzondere persoonsgegevens)

Gegevens betreffende de gezondheid worden slechts verwerkt indien aan één van de volgende voorwaarden is voldaan:
 
7.1 De verwerking geschiedt door hulpverleners, instellingen of voorzieningen in de gezondheidszorg of maatschappelijke dienstverlening voor zover dat met het oog op een goede behandeling of verzorging van de betrokkene, dan wel beheer van de betreffende instelling of beroepspraktijk noodzakelijk is.
 
7.2 De verwerking geschiedt op verzoek van de verzekeraar zover dat noodzakelijk is voor de beoordeling van het door de verzekeringsinstelling te verzekeren risico, dan wel voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van een verzekeringsovereenkomst.
 
7.3 De verwerking geschiedt met uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene;
 
7.4 Het verbod om bijzondere gegevens te verwerken is niet van toepassing voor zover dat noodzakelijk is in aanvulling op de verwerking van persoonsgegevens betreffende iemands gezondheid met het oog op een goede behandeling of verzorging van de betrokkene.
 
7.5 Zonder toestemming van de cliënt kunnen ten behoeve van statistiek of wetenschappelijk onderzoek op het gebied van de volksgezondheid aan een ander gegevens over de cliënt worden verstrekt indien:

- het vragen van toestemming in redelijkheid niet mogelijk is en met betrekking tot de uitvoering van het onderzoek is voorzien in zodanige waarborgen, dat de persoonlijke levenssfeer van de cliënt niet onevenredig wordt geschaad;
- het vragen van toestemming, gelet op de aard en het doel van het onderzoek, in redelijkheid niet kan worden verlangd en de hulpverlener zorg heeft gedragen dat herleiding tot individuele natuurlijke personen redelijkerwijs wordt voorkomen;
- verstrekking is pas mogelijk indien het onderzoek het algemeen belang dient;
- voor zover de betrokken cliënt tegen een verstrekking niet uitdrukkelijk bezwaar heeft gemaakt.
 
 

7.6 Gegevens betreffende erfelijke eigenschappen mogen slechts worden verwerkt wanneer de verwerking plaats vindt met betrekking tot de betrokkene bij wie de erfelijke gegevens worden verkregen, tenzij:
- een zwaarwegend geneeskundig belang prevaleert of
- de verwerking noodzakelijk is ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek.
 
7.7 Het verbod om bijzondere gegevens te verwerken is niet van toepassing voorzover dat noodzakelijk is in aanvulling op de verwerking van persoonsgegevens betreffende iemands gezondheid met het oog op een goede behandeling of verzorging van de betrokkene.
 
8. Geheimhoudingsplicht
De gegevens worden alleen verwerkt door personen die uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift, dan wel krachtens een overeenkomst tot geheimhouding zijn verplicht.

9. Informatieverstrekking aan de betrokkene
 
9.1 Indien bij de betrokkene zelf de persoonsgegevens worden verkregen, deelt de verantwoordelijke vóór het moment van verkrijging de betrokkene mede:
- zijn identiteit;
- de doeleinden van de verwerking waarvoor de gegevens zijn bestemd, tenzij de betrokkene daarvan reeds op de hoogte is.
 
9.2 De verantwoordelijke verstrekt nadere informatie voor zover dat gelet op de aard van de gegevens, de omstandigheden waaronder zij worden verkregen of het gebruik dat ervan wordt gemaakt nodig is om tegenover de betrokkene een behoorlijke en zorgvuldige verwerking te waarborgen.
 
9.3 Bij verkrijging van persoonsgegevens buiten de betrokkene om, deelt de verantwoordelijke de betrokkene mede:
- zijn identiteit;
- de doeleinden van de verwerking waarvoor de gegevens zijn bestemd.

Dit moet gebeuren op het moment dat de verantwoordelijke de gegevens vastlegt; of als de verantwoordelijke de gegevens uitsluitend verzamelt om deze aan een derde te verstrekken uiterlijk op het moment van eerste verstrekking aan die derde.
 
9.4 De verantwoordelijke verstrekt nadere informatie voor zover dat gelet op de aard van de gegevens, de omstandigheden waaronder zij worden verkregen of het gebruik dat ervan wordt gemaakt nodig is, om tegenover de betrokkene een behoorlijke en zorgvuldige verwerking te waarborgen.

9.5 Het bepaalde onder 9.3 is niet van toepassing indien de mededeling van de informatie aan de betrokkene onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost. In dat geval legt de verantwoordelijke de herkomst van de gegevens vast.
 
10. Bewaren van gegevens
 
10.1 Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de verwerkelijking van de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens
worden verwerkt.
 
10.2 Persoonsgegevens mogen langer worden bewaard dan noodzakelijk voor de verwerkelijking van de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt, wanneer zij geanonimiseerd worden of voor zover ze uitsluitend voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden worden bewaard.
 
10.3 De verantwoordelijke stelt vast hoelang de opgenomen persoonsgegevens bewaard blijven.
 
10.4 De bewaartermijn is voor medische gegevens in beginsel tien jaren, te rekenen vanaf het tijdstip waarop zij zijn vervaardigd, of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener of de verantwoordelijke voortvloeit.
 
10.5 Indien de bewaartermijn van de persoonsgegevens is verstreken of de betrokkene doet een verzoek tot verwijdering vóór het verstrijken van de bewaartermijn, worden de desbetreffende medische persoonsgegevens verwijderd, zulks binnen een termijn van drie maanden.
 
10.6 Verwijdering blijft evenwel achterwege wanneer redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de betrokkene, alsmede bewaring op grond van een wettelijk voorschrift vereist is of indien daarover tussen de betrokkene en de verantwoordelijke overeenstemming bestaat.
 
11. Rechten van de betrokkenen
 
11.1 Recht op inzage en afschrift van persoonsgegevens
- de betrokkene heeft recht kennis te nemen van de op zijn persoon betrekking hebbende gegevens;
- de gevraagde inzage en/of het gevraagde afschrift zal zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken, plaatsvinden respectievelijk worden verstrekt;
- voor de verstrekking van een afschrift mag een redelijke vergoeding in rekening worden gebracht;
- recht op inzage of afschrift kan worden geweigerd als het een onevenredig nadeel voor een derde met zich meebrengt.
 
11.2 Recht op aanvulling, correctie of verwijdering van persoonsgegevens
- desgevraagd worden de opgenomen gegevens aangevuld met een door de betrokkene afgegeven verklaring met betrekking tot de opgenomen gegevens;
- de betrokkene kan verzoeken om correctie van op hem betrekking hebbende gegevens indien deze feitelijk onjuist, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn, dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift, in de verwerking voorkomen;
- de verantwoordelijke bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het schriftelijk verzoek tot correctie of aanvulling schriftelijk of dan wel in hoeverre hij daaraan voldoet. Een weigering is met redenen omkleed;
- de verantwoordelijke draagt zorg dat een beslissing tot correctie zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd;
- de verantwoordelijke vernietigt de gegevens binnen drie maanden na een daartoe strekkend verzoek van de betrokkene, tenzij redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de betrokkene, alsmede voor zover bewaring op grond van een wettelijk voorschrift vereist is.
 
12. Beveiliging
 
12.1 De verantwoordelijke legt passende technische en organisatorische maatregelen ten uitvoer om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de ten uitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van de te beschermen gegevens met zich meebrengen.
 
12.2 De bewerker van cliëntgegevens is verantwoordelijk om alle cliëntgegevens die digitaal worden vastgelegd (op computer of USB) te beveiligen met een wachtwoord, in schriftelijke communicatie (b.v. mail) met medebehandelaars slechts gebruik te maken van het cliëntnummer om de cliënt te identificeren en papieren cliëntgegevens en cliëntinformatie in een afgesloten kast te bewaren.
 
13. Meldingsverplichtingen bij het CBP
 
13.1 Een geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die voor de verwezenlijking van een doeleinde of samenhangende doeleinden bestemd is, wordt alvorens met de verwerking wordt aangevangen gemeld bij het College bescherming persoonsgegevens.
 
13.2 Wanneer een gegevensverwerking voldoet aan de voorwaarden van het Vrijstellingsbesluit wordt deze verwerking niet aangemeld bij het College bescherming persoonsgegevens.
 
13.3 De niet geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die voor de verwezenlijking van een doeleinde of samenhangende doeleinden bestemd is, wordt gemeld indien deze in onderworpen aan voorafgaand onderzoek.
 
14. Klachten

Indien de betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd of andere reden heeft tot klagen, kan hij zich wenden tot:
- de verantwoordelijke;
- de binnen de instelling functionerende regeling voor onafhankelijke klachtenbehandeling;
- het College bescherming persoonsgegevens en conform de WBP verzoeken een onderzoek in te stellen of de wijze van gegevensverwerking door de verantwoordelijke in overeenstemming is met de Wet bescherming persoonsgegevens.
 
15. Wijzigingen, inwerkingtreding en inzage van dit reglement
 
15.1 Wijzigingen van dit reglement worden aangebracht door de verantwoordelijke.
 
15.2 De wijzigingen in het reglement zijn van kracht vier weken nadat ze bekend zijn gemaakt aan betrokkenen.
 
15.3 Dit reglement is per 1 januari 2006 in werking getreden en is bij de verantwoordelijke in te zien.
 
15.4 Desgewenst kan tegen kostprijs een afschrift van dit reglement worden verkregen.